Komponen e-mel: dari sudut pandangan pengguna, dari sudut teknikal, dalam surat-menyurat perniagaan

2024 Pengarang: Trinity Chesterton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-16 08:21

E-mel, kerana banyaknya kelebihan berbanding surat kertas, telah lama menjadi salah satu jenis komunikasi utama. Walau bagaimanapun, seperti banyak inovasi teknologi lain, jenis komunikasi ini mempunyai peraturannya sendiri. Walaupun hakikat bahawa komunikasi melalui mel Internet telah menjadi bahagian penting dalam banyak bidang kehidupan, kebanyakan pengguna tidak akan dapat menjawab soalan tentang apakah komponen e-mel.

Struktur e-mel dari sudut pandangan pengguna

Mesej e-mel adalah serupa dan sangat berbeza daripada surat kertas yang biasa digunakan oleh generasi lama. Tetapi tidak kira perkhidmatan e-mel, struktur e-mel sentiasa sama. Mari kita senaraikan komponen e-mel, menerangkan secara ringkas setiap daripadanya:

1. Bidang "Kepada". Medan ini mengandungi alamat penerima. Jika terdapat berbilang penerima, pisahkan mereka dengan koma bertitik.
2. Medan "Subjek". Dalam banyak perkhidmatan mel, ia dianggap wajib. Dan akan lebih mudah bagi pengguna untuk mencari surat itu jika subjek dinyatakan dengan betul di dalamnya.
3. Badan surat itu. Badan e-mel mengandungi teks utama.

Komponen e-mel tersembunyi

Kami telah melihat struktur surat yang boleh dilihat. Tetapi sebagai tambahan kepada elemen yang boleh dilihat dengan mata kasar, medan berikut juga boleh dikaitkan dengan komponen e-mel:

• daripada siapa (medan ini diisi secara automatik);
• salinan (sebagai tambahan kepada penerima utama, salinan surat dihantar kepada orang lain);
• salinan buta (digunakan jika salinan surat perlu dihantar tanpa memaklumkan alamat utama);
• lampiran.

E-mel komponen dari sudut teknikal

Dari sudut pandangan teknikal, sebarang e-mel juga termasuk komponen berikut:

1. Tajuk, atau, sebagaimana ia juga dipanggil, sampul surat protokol SMTP. Pengepala ini mungkin atau mungkin tidak disertakan dalam badan e-mel. Iaitu, situasi mungkin berlaku apabila pelayan mel mempunyai lebih banyak maklumat daripada yang ditunjukkan dalam badan mesej. Pengepala mengandungi alamat pengirim, penerima dan alamat hos penghantaran.
2. Mesej itu sendiri, yang dalam bahasa protokol SMTPdipanggil Data. Ia pula dibahagikan kepada:

• pengepala surat - dengan analogi dengan mel kertas, ia mengandungi data tentang pelayan mel yang dilalui surat itu dan beberapa maklumat lain;
• isi surat - teks surat itu sendiri.

Struktur e-mel untuk surat-menyurat perniagaan

Jika setakat ini kita bercakap tentang struktur e-mel dari sudut teknikal, sekarang mari kita lihat unsur-unsur e-mel yang ditulis dengan baik untuk surat-menyurat perniagaan, kerana setiap syarikat yang menghargai diri sendiri cuba mematuhi dengan piawaian komunikasi yang diterima umum.

Walaupun terdapat sejumlah besar klasifikasi mesej elektronik yang berbeza, ia dibahagikan kepada dua kumpulan mengikut struktur reka bentuk. Kumpulan pertama ialah surat komunikasi, ia digunakan dalam perjalanan kerja. Yang kedua ialah surat perjanjian: mesej yang meringkaskan mesyuarat, menunjukkan tarikh akhir untuk menyiapkan kerja dan aspek penting lain untuk menjelaskan tindakan yang diperlukan daripada setiap pihak.

Mari kita senaraikan komponen setiap jenis e-mel secara berasingan.

Surat-komunikasi

Strukturnya mesti termasuk:

1. Subjek e-mel. Dalam medan ini, adalah lebih baik untuk menunjukkan dengan tepat apa yang anda harapkan daripada hos, seperti bersetuju dengan masa mesyuarat, senarai isu untuk dipertimbangkan dan sebagainya.
2. Salam. Walaupun surat itu dirancang untuk dihantar kepada beberapa orang,etika komunikasi perniagaan membayangkan salam wajib bagi penerima.
3. Kandungan mesej. Teks sebenar e-mel, yang menerangkan permintaan sekhusus mungkin.
4. Tandatangan korporat. Perkara yang ramai orang lupa. Templat tandatangan yang disusun dengan betul termasuk nama penuh dan kedudukan pengarang, maklumat hubungannya (nombor telefon, pautan ke tapak web syarikat, e-mel, dll.). Tandatangan mungkin berbeza-beza bergantung pada peraturan dan peraturan yang diterima pakai oleh organisasi.
5. Medan "Kepada" dan "Sk". Mereka disenaraikan yang terakhir atas sebab tertentu - dengan mengisinya yang terakhir, anda akan mengecualikan kemungkinan menghantar mesej yang belum selesai atau tidak disahkan.

Surat perjanjian

Seperti yang dinyatakan di atas, jenis mesej elektronik ini digunakan untuk merumuskan keputusan mesyuarat, menunjukkan pelan tindakan untuk setiap pihak dan menetapkan tarikh akhir. Surat sedemikian adalah sejenis "protokol" mesyuarat dan membolehkan anda menyusun maklumat dengan mudah. Surat jenis ini dibina mengikut pelan:

1. Salam. Jika bilangan peserta dalam mesyuarat yang disimpulkan dalam surat itu adalah kecil, anda boleh menyenaraikan semua orang mengikut nama atau menggunakan jenis ucapan umum.
2. Ulangi tujuan mesyuarat, yang keputusannya diringkaskan dalam surat.
3. Senarai isu yang dibincangkan semasa mesyuarat. Untuk setiap isu, perjanjian, keputusan dan tarikh akhir untuk pelaksanaan ditunjukkan.
4. Senarai isu yang tidak memerlukan penyelesaian segera, tetapi tidak boleh diabaikan.
5. Menjelaskan pendapat peserta mesyuarat - adakah semuanya diambil kira?
6. Tandatangan templat.